عندما يقدم الموظف خطاب استقالة، فإن الرد عليه بخطاب قبول استقالة مكتوب رسمي يسمح لك بالإقرار باستلام خطاب الاستقالة وتأكيد آخر موعد للعمل كليًّا. لذلك فإن فهم المكونات الرئيسية التي يجب أن تدرجها في نموذج قبول استقالة يمكن أن يسهل عليك كتابة خطاب بنفسك إذا كنت تعمل في قسم الموارد البشرية.
في السطور التالية نناقش ماهية خطاب قبول الاستقالة وكيفية كتابته. كما نقوم أيضًا بتضمين بعض النصائح الإضافية، إضافة إلى نماذج وأمثلة لمساعدتك على كتابة واحدًا بسهولة بنفسك.
إذا كنت بحاجة إلى خدماتنا لكتابة الخطابات المختلفة لأجلك، يمكنك التواصل معنا على الواتس آب من خلال هذا الرقم: +966537766633.
محتوى المقالة
نموذج قبول استقالة
خطاب قبول الاستقالة هو طريقة رسمية للإقرار بقبولك لطلب موظفك بالاستقالة. يسمح نموذج قبول استقالة لصاحب العمل أو قسم الموارد البشرية بالاعتراف بالمساهمات التي قدمها الموظف للشركة، ويتمنه له التوفيق في مساعيه المستقبلية. كما يمكن أن ينقل هذا الخطاب رسميًا معلومات مهمة، مثل ما إذا كان سيتم السماح للموظف بمواصلة العمل طوال فترة الإشعار أو ما إذا كان سيتم تفعيل الاستقالة في نفس اليوم.
يغادر الموظفون الشركات لأسباب مختلفة؛ لكسب المزيد من المال، أو إكمال الدراسة، أو الانتقال إلى فرص عمل مختلفة، أو السفر أو تربية الأطفال أو لأسباب صحية، أو لأي أسباب أخرى. لذلك سيساعدك وجود سياسة ثابتة للتواصل مع الموظفين الذين يغادرون الشركة على التعامل مع الاستقالة بطريقة إيجابية ولائقة.
اعتمادًا على حجم شركتك، قد ترغب في التفكير في إنشاء نظام أو عملية للتعامل مع خطابات الاستقالة. إن وجود سياسة محددة للاستقالات سيضمن التعامل معها بشكل احترافي، وسيريح كلًّا من الشركة والموظفين الذين يتقدمون في العمل. ولكن أحد أهم السياسات هي الرد على استقالة الموظف من خلال نموذج قبول استقالة لإعلامه بأي معلومات مهمة يجب أن يعرفها، وشكره على الوقت والمجهود اللذين بذلهما خلال عمله مع الشركة.
محتويات نموذج خطاب قبول الاستقالة
يمكنك اتباع هذه الخطوات لكتابة نموذج قبول استقالة للرد على الموظف المستقيل.
- استخدم الهيكل والتنسيق الصحيحين
عند كتابة خطاب عمل احترافي، من المهم استخدام التنسيق والهيكل الصحيحين. من الأفضل بشكل عام أن تكتب بتنسيق متكامل دون مسافة بادئة. يجب عليك أيضًا التأكد من وجود هامش قياسه بوصة واحدة على جميع جوانب الخطاب. استخدم خطًا يسهل قراءته، مثل Helvetica أو Arial أو Calibri أو Times New Roman. كما يجب أن يكون حجم الخط أيضًا هو أصغر حجم يمكن قراءته بسهولة، والذي يتراوح عادةً من 10 إلى 12.
- قم بتضمين التاريخ وبيانات الاتصال
ابدأ بكتابة اسمك والمسمى الوظيفي واسم الشركة وعنوانها في الجزء العلوي من نموذج قبول استقالة الذي تكتبه. اترك مساحة فارغة أسفل بيانات الاتصال الخاصة بك، ثم اكتب التاريخ. اترك مساحة فارغة أخرى بعد التاريخ ثم ضع اسم وعنوان الموظف الذي قدم استقالته. ثم ابدأ الخطاب بتحية رسمية وذكر اسم الموظف.
- قم بقبول الاستقالة
عند كتابة نموذج قبول استقالة عليك أن تكون مباشرًا وواضحًا. وفي الجملة الأولى بعد التحية، تقر باستلام خطاب الاستقالة الخاص بالموظف وقبوله رسميًا. اعتمادًا على الموظف وظروف مغادرته، قد ترغب في إضافة أسفك بشأن قراره في الفقرة الأولى.
- قم بتضمين التاريخ النهائي للعمل
عليك بتضمين التاريخ النهائي لعمل الموظف في الشركة. كما قد ترغب في الإقرار بأنك، بناءً على طلبه، تسمح له بالاستمرار في العمل حتى الموعد النهائي، أو وفقًا للظروف، قد ترغب في إبلاغه بأن تاريخ العمل النهائي سيكون قريبًا.
- أضف أي معلومات ضرورية
بعد تأكيد اليوم الأخير للموظف، قد ترغب في إضافة معلومات أخرى إلى الخطاب، مثل معلومات حول الخطوات التالية أو التوقعات التي ستكون خلال الفترة المتبقية من وقته مع الشركة. هذه الخطوة اختيارية وتعتمد على موقف وسياسات الشركات.
- قم بالتعبير عن التقدير
بغض النظر عن ظروف مغادرة الموظف، من الأفضل دائمًا التعبير عن التقدير لجهوده خلال الفترة التي قضاها مع المنظمة. كما يجب أن تتمنى له التوفيق في مساعيه المستقبلية. اعتمادًا على الظروف، قد ترغب في عرض أن تكون مرجعًا لهم في المستقبل. عند الانتهاء، أضف جملة ختامية مثل، “مع خالص الشكر”، أو “أطيب التمنيات”؛ فمن الأفضل استخدام الخاتمة الرسمية في نموذج قبول استقالة بشكل عام. اترك مساحة للتوقيع باسمك بعد طباعة الرسالة.
نموذج قبول استقالة الموظف
فيما يلي بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها لكتابة خطاب قبول استقالة مهني واحترافي.
- اجعل رسالتك موجزة وفي صلب الموضوع.
- يجب أن تقر رسالتك رسميًا باستقالة الموظف، وتأكيد آخر يوم عمله له، وأن تتمنى له التوفيق.
- قد ترغب في تضمين أي توقعات لما يجب أن يتوقعوه قبل المغادرة أو ذكر الخطوات التالية أو التواريخ المهمة لمهام محدد خارج الخدمة.
- خذ الوقت الكافي لتصحيح الخطاب وتدقيقه لغويًّا قبل إرساله بواسطة البريد الإلكتروني أو قبل طباعته، وراقب عن كثب الأخطاء النحوية أو الأخطاء الإملائية.
- يجب أن يكون خطابك رسميًّا ومهنيًّا في أسلوبه وصياغته. حتى لو كنت ترسل الخطاب عبر البريد الإلكتروني، فتجنب استخدام لغة عادية.
نموذج خطاب قبول الاستقالة
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
عزيزي السيد/ …………، مع الأسف أقر باستلام رسالتك المؤرخة (التاريخ) والتي تستقيل فيها من منصبك (المنصب). تمت الموافقة على استقالتك، وبناءً على طلبك، سيكون يوم عملك الأخير في تاريخ/ ………….
لقد كان من دواعي سروري العمل معك، وباسم فريقنا بأكمله، أود أن أتمنى لك التوفيق في مساعيك المستقبلية. (قد ترغب في تضمين أي معلومات أخرى هنا حول سياسة الاستقالة في الشركة).
إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى عدم التردد في الاتصال بي أو بقسم الموارد البشرية. شكرًا لك مرة أخرى على عملك الشاق.
تحياتي،
التوقيع/ …………
نموذج قبول استقالة من الجمعية
على نموذج قبول استقالة الذي تكتبه أن يبلغ الموظف بأنك قد تلقيت خطاب استقالته وقبلته، ويجب أن يذكر بوضوح آخر يوم عمل رسمي للموظف مع الشركة. وهنا يأتي دور التعبير عن فهمك لاستقالته. يجب أن تشير في خطابك إلى أنك نادم أو حزين على فقدان هذا الموظف، لكنك تحترم قراره وتفهم وتقدر القرار الصعب الذي كان عليه اتخاذه.
احتفظ بنسخة من الخطاب للشركة في ملف الموظف وأرسل واحدًا إلى الموظف. يمكنك الاحتفاظ بالخطاب بنفسك أو إرساله إلى مكتب الموارد البشرية. إذا كان لديك واحد، سيسمح لك بالاحتفاظ بسجل واضح للوقت الذي غادر فيه الموظف الشركة.
نموذج خطاب قبول الاستقالة
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
السيد/ …………، لقد تم قبول استقالتك من منصبك كمدير التسويق في جمعية/ …………، اعتبارًا من تاريخ/ …………، حسب الطلب. أنا واثق من أنك ستستمر في الأداء بأعلى المعايير خلال الوقت المتبقي لك معنا في الجمعية. أتحدث نيابة عن قسمنا بأكمله عندما أقول إنه كان من دواعي سروري العمل معك على مدار السنوات الثلاث الماضية، ولا أتمنى لك شيئًا سوى الأفضل في المستقبل.
إذا كان لديك أي أسئلة حول عملية الاستقالة بشكل عام، فيرجى عدم التردد في الاتصال بي أو بقسم الموارد البشرية. شكرًا لك مرة أخرى على كل عملك العظيم.
أطيب التحيات،
التوقيع/ …………
نموذج قبول استقالة رسمية
فيما يلي أكثر من نموذج قبول استقالة يمكنك طباعته وملئه ببياناتك الشخصية أو الاستعانة به في كتابة الخطاب الخاص بك.
- النموذج الأول
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
عزيزي السيد/ …………، من الأسف، أقر باستلام خطاب الاستقالة الخاص بك بتاريخ/ ………… والذي تستقيل فيه من منصبك كمتخصص في تصميم مواقع الويب مع شركة/ …………، اعتبارًا من تاريخ/ …………
نحن نقبل استقالتك، وفي ظل هذه الظروف، قررنا أننا لن نطلب منك العمل خلال فترة الإخطار. لذلك سيكون يومك الأخير مع شركة/ ………… اليوم، تاريخ/ ………….
تم إخطار قسم المحاسبة وسيتم الدفع لك حتى يوم/ …………، عندما تنتهي فترة الإخطار.
شكرًا لك على كل مجهوداتك معنا، ونتمنى لك التوفيق في ما ينتظرك مستقبلًا.
خالص الشكر،
التوقيع/ …………
- النموذج الثاني
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
سيد/ ………… الفاضل، يؤسفني أن أقر رسميًا باستلام إشعار الاستقالة الخاص بك في تاريخ/ ………… تمت الموافقة على استقالتك، وبناءً على الطلب، سيكون يوم عملك الأخير هنا في شركة/ ………… هو/ ………….
لقد كان من دواعي سروري العمل معك، وبالنيابة عن الفريق، أود أن أتمنى لك التوفيق في كل خططك المستقبلية. مرفق مع هذا الخطاب حزمة معلومات تحتوي على معلومات مفصلة حول عملية الاستقالة الخاصة بك.
إذا كانت لديك أي أسئلة إضافية فلا تتردد في الاتصال بالمكتب. أشكرك مرة أخرى على موقفك الإيجابي وعملك الجاد طوال هذه السنوات.
أتمنى لك كل خير،
التوقيع/ …………
- النموذج الثالث
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
عزيزي السيد/ …………، يؤسفني أنك ستنتقل من شركة/ …………، ولكن يسعدني أن أسمع أن لديك فرصة جديدة ومثيرة في مجال الأعمال. أعلم أنك ستحقق نجاحًا هائلًا هناك، مثلما تفعل دائمًا في جميع مهامك وأدوارك.
هذا الخطاب إقرار رسمي مني باستلام استقالتك. حسب الطلب، سيكون آخر يوم لك هو/ …………. يٌرجى البقاء على اتصال وإعلامي إذا احتجت في أي وقت إلى خطاب توصية أو مرجع.
مع أطيب التحيات،
التوقيع/ …………
نموذج قبول استقالة قطاع خاص
عندما يرغب الموظف في الاستقالة من عمله في القطاع الخاص، فإنه يرسل خطاب استقالة إلى صاحب العمل أو إلى مديره المباشر أو إلى قسم الموارد البشرية. إذا قبل صاحب العمل الاستقالة التي قدمها الموظف، فإنه سيقوم بكتابة نموذج قبول استقالة وإعفاء الموظف من مهامه.
عندما يستقيل الموظف من منظمة ما لأسباب شخصية، فإن الإدارة ترفع الراتب وتطلب من الموظف البقاء في الوظيفة لحين انتهاء هذه الظروف. ولكن إذا كان السبب مختلفًا عن اعتبارات الإدارة، يٌطلب من الموظف العمل خلال فترة الإخطار.
نموذج خطاب قبول الاستقالة
الاسم/ …………
العنوان/ …………
الشركة/ …………
عنوان الشركة/ …………
التاريخ/ …………
اسم الموظف/ …………
السيد/ …………، مع الأسف الشديد، نقبل خطاب الاستقالة الخاص بك الذي قدمته بتاريخ/ …………. لقد قبلت الإدارة خطابك ووفقًا لسياسات الشركة، سيتعين عليك انتظار فترة الإخطار البالغة 15 يومًا. وسيكون آخر يوم عمل لك في تاريخ/ ………….
يرجى استلام شهادة الخبرة الخاصة بك وتسوية جميع مستحقاتك ومدفوعاتك من قسم الحسابات.
نشكرك على خدماتك ونتمنى لك التوفيق في مستقبلك.
التوقيع/ …………
اقرأ أيضًا: ما لا تعلمه عن تقديم شكوى لهيئة الاتصالات في 10 خطوات بسيطة
ختامًا، يقر نموذج قبول استقالة بخبرته ومساهماته في المنظمة. لذلك عليك أن تشكره وتتمنى له التوفيق في مستقبله بعد قبول استقالته رسميًّا. وباتباع الخطوات التي ذكرناها في هذا الدليل، ستتمكن من كتابة خطاب احترافي للرد على استقالات الموظفين.
إذا كنت بحاجة إلى خدماتنا الكتابية، يمكنك التواصل معنا على الواتس آب من خلال هذا الرقم: +966537766633.
