المجال الواحد يتنافس فيه الجميع، والتنافس حقٌّ مشروعٌ، لكن الجدارة والتميز والتنوع، تجعل الأفضل يبرز ويتميز؛ لذا تابعونا في مقال صياغة خطاب شكوى، ولا تترددوا في التواصل بنا على رقم الواتساب الخاص بنا: +966537766633.
محتوى المقالة
صياغة خطاب شكوى
يعد خطاب الشكوى طريقة رسميةً للتعبير عن الضرر الواقع على المشتكي، يمكّنه من أخذ حقه بطريقة راقية.
ولكي يتمكن المشتكي من صياغة خطاب شكوى منطقي وسليم، يجب عليه استيعاب مجموعة من القضايا سنناقشها هنا.
مبدئيًا يجب أن يكون المشتكي متيقِّنًا من رغبته في صياغة خطاب شكوى، فإذا كان هناك فسحة أملٍ لحل المشكلة بشكل ودي، فلا داعي لإزعاج السلطات، والتسرع في صياغة خطاب شكوى.
وبعد ذلك يأتي ترتيب أحداث المشكلة المسببة لصياغة خطاب شكوى، بشكلٍ ذهني قبل صياغتها.
وتأتي تاليًا مرحلة كتابة الشكوى في ورقة، فإذا كان المشتكي يرغب في كتابتها بخط اليد، يجب أن يتنبه إلى جملة من الضوابط المهمة.
إذ يحب أن يكون الخط واضحًا يمكن قراءته دون خلط.
كما يجب أن يدون الكاتب تاريخ ومكان الواقعة التي تسببت في صياغة خطاب شكوى.
وللتفاصيل نسقٌ معين في العرض، يتدرج من بداية الشكوى حتى نهايتها بشكل منطقي مقنع.
أما في حالة كتابتها عبر تطبيق كتابي في الهاتف أو في الكمبيوتر ـ وهذا هو الأفضل ـ فيحرص أيضًا على أن يكون تنسيق الصفحة جيدًا.
فالبسملة لها موقعها، والتاريخ والبيانات الرسمية لها موقعها، والتوقيع له موقعه، وموضوع الشكوى أيضًا له موقعه المحدد البارز في الصفحة.
كيف اكتب خطاب شكوى
يتساءل الكثير عن آلية صياغة خطاب شكوى كما ينبغي، وهذا ما سنحرص على توضيحه هنا فتابعونا.
لكتابة خطاب شكوى بشكلٍ عامٍ هناك مجموعة من الخطوات الإجرائية المفيد اتباعها في إنجاح المقال.
أولًا: الخطوات النظرية
- ذكر صيغة البسملة في بداية صياغة خطاب شكوى.
- تحديد الجهة المختصة باستلام الشكوى، وفي هذا المقال ستتوجه افتراضيًا نحو مكتب البلدية.
- توجيه التحية المناسبة لجهة الاختصاص، وهي جهة مدنية فتكون التحية في صياغة خطاب شكوى مناسبة لها، كأن نقول: تحية طيبة، وبعد.
- تحديد موضوع الشكوى بصورة دقيقة و بارزة و كتابته في منتصف السطر: صياغة خطاب شكوى
- أن يُعرّف الشخص المشتكي – في حالة صياغة خطاب شكوى – بشخصه الكريم، وكذلك يذكر اسم الفرد أو الجهة المشتكى عليها.
- يعد الشكر والتعبير عنه خطوة جميلة في أثناء صياغة خطاب شكوى، تضفي على الخطاب سمة التودد والمحبة.
- تخصص هذه المساحة لبسط المشتكي تفاصيل شكواه، بطرحٍٍ واضحٍٍ، ومعلومةٍ دقيقةٍ، وأسلوبٍ منمقٍ هادئ.
- حيث يذكر في هذه الفَقَرة سبب المشكلة، وغرض صياغة خطاب شكوى، ومطالب المشتكي التي ينشد تحقيقها عبر جهة الاختصاص.
- ويجب أن يتحدث المشتكي مع المسؤولين في جهة الاختصاص، بعبارات استعطافية تجذب تعاطفهم مع الخطاب، وتسهل من عملية البت فيه بأسرع وقت.
- أن يختم المشتكي خطابه بتجديد تعبيره عن الشكر والتقدير الذي يشعر به تجاه جهة الاختصاص.
- أن يذكر المعلومات الرسمية المعبرة عن هويته من اسم، ورقم وظيفي، ورقم هاتف، وعنوانِ سكن وتوقيع؛ و في ذلك تأكيدٌ لرسمية الخطاب.
ثانيًا: النموذج التطبيقي
بسم الله الرحمن الرحيم
سيدي رئيس مكتب البلدية المحترم.
تحية طيبة، وبعد:
الموضوع: صياغة خطاب شكوى
يلعب الإعلام والنشر والإعلانات الترويجية وسيلة مهمة لإنجاح الأعمال في عصرنا الحالي.
فلها قدرتها القوية على تحقيق الانتشار السريع وانتقال المعلومة في كل مكان بشكل جذاب ومميز وسريع.
ويعد الالتزام سمة أساسية يجب أن تلتزمها الشركات الدعائية؛ إذ إن الزَّبُون يأتي إليهم وهو على ثقة تامة بأن نجاح مشروعه يعتمد عليهم بالدرجة الأولى.
لذا يجب على الشركات الدعائية أن تكون واعية بالمسؤولية الملقاة على عاتقها، وتنفذها كما يجب.
أنا المواطن ……..وأحمل رقم الهوية الوطنية………، ورقم هاتفي…..، وأسكن في …..، المشتكى عليه هو شركة…. للدعاية والإعلان…..، وعنوان مكتبهم هو………..
يطيب لي بدءًا أن أدون أحرفي الصادقة في شكركم وتقديركم؛ على كل ما تبذلونه من جهود في مجال خدمة المواطن وحل مشكلته، والشكر رسولٌ صادقٌ من قلوبنا لقلوبكم يصل صدقه دون أي حواجز، فلكم خالص الدعاء بالتوفيق، في سائر مهامكم وأعمالكم على الدوام.
سيدي الفاضل:
أحيطكم علمًا أني مواطن أملك محلًا جديدًا في الحي، يقدم الوجبات الجاهزة للمواطنين عبر التوصيل المنزلي.
ومن أجل أن ينتشر صيت محلي، ويذيع عنوانه، ويعرف المواطنون الذين في المنطقة أرقام التواصل بالمحل لطلب الخدمة، استعنت بمكتب دعاية وإعلان؛ ليساعدني على ذلك.
وتم الاتفاق على خير ما يمكن، وأعطيتهم نصف قيمة الحملة الدعائية، ودونت لهم خطيًا البيانات المطلوبة في النماذج المطبوعة.
وعند تجهيزها تواصلوا بي -مشكورين – للحضور واستلام القصاصات واللواصق والبرشورات الخاصة بمحلي، فذهبت إليهم واستلمتها.
وهنا كانت المفاجأة التي يرجع لها صياغة خطاب شكوى؛ إذ إن أرقام التواصل المدونة في الدعايات مختلفةٌ عن الأرقام التي دونتها لهم سابقًا.
فما كان مني إلا تبليغهم بخطئهم بهدف تعديله، فكان ردهم أن الخطأ صادرٌ مني أنا وليس منهم، وعندما طالبتهم بإظهار الورقة التي دونتها بخط يدي للبرهنةِ على أن الخطأ منهم تعذروا بضياعها.
ولكم سيدي أن تتخيلوا حجم الورطة التي صرت فيها؛ بسبب تعاملهم اللامبالي واللامسؤول معي.
وهم رفضوا التعديل، وتحمل مسؤوليتهم وتصحيح خطئهم، وبذات الوقت رفضوا طلب استرجاعي للمبلغ الذي دفعته.
لقد تركوني بين فكي كماشة، لا أعرف كيف أفعل ولا كيف أتصرف؟، فوجدتني ألجأ إلى صياغة خطاب شكوى وطرحه بين يديكم للفصل في هذا الأمر.
علمًا بأني في أمسِ الحاجة لنشر المنشورات الدعائية؛ إذ عليها يعتمد اتساع وانتشار حركة العمل في محلي.
سيدي الفاضل:
أطمح من هذه الشكوى إلى التدخل لفض النزاع بيني وبينهم، حسب ما ترونه مناسبًا للقوانين والأخلاق المهنية، وليس لي غرض من شكواي سوى إيجاد حلٍ للجميع.
سيدي الفاضل:
نثق بصوابِ قراركم، وجديةِ تعاملكم مع الأمور الشائكة، وإحقاق الحق، والفصل بين المتخاصمين بموجب اللوائح والقوانين.
فليكن التوفيق حليفنا جميعًا، ونخرج من هذه المعضلة بحلٍ يُرضي جميع الأطراف، وهذا طموحنا المنتظر.
ختامًا لكم شكرنا وتقديرنا مجددًا، والدعاءٌ موصولٌ لكم بالتوفيق والسداد، هون الله عليكم كل عسيرٍ، ووفقكم لكلِ خير.
مقدم الطلب/ …………………
رقم الجواز/ …………………
رقم التلفون/ …………………
عنوان السكن/ …………………
التوقيع/ …………………
ولمزيد من معاريض الشكاوى المميزة يمكنكم زيارة المقال التالي: كتابة معروض شكوى لديوان المظالم
خطاب شكوى تشويه سمعه
لكل إنسانٍ في الوجود حق الحياة بشرفٍ وكرامةٍ، دونَ تجريحٍ؛ فسمعته وكرامته خطٌ أحمرٌ، لا يصح لأي أحد الاقتراب منه كائنًا من كان، وفي حال تعرضه لتشويه سمعته، يجب عليه أن ينهض؛ ليدافع عن نفسه كما يجب، وتعد شكاوى تشويه السمعة وسيلةً قانونيةً مثلى، لإيقاف هذه الظاهرة المجتمعية السلبية، فالإنسان إذا تعرض لمثل هذه المشكلة يخسر كرامته، ويصير ذليلًا مهانًا دون ذنب، ومن الصعب جدًّا إقناع الناس بأن ما نُشر من خبرٍ وحديث يعد غير صحيحٍ، وهذا يتسبب في الكثير من الحرج للمعني بالموضوع.
وفي بعض الحالات يدخل المتضرر في مشاكل نفسية تصل ببعضهم إلى حد الانتحار؛ للتخلص من العار الذي لحق به ظلمًا ودون وجه حق،
إن الإنسان كتلةَ مشاعر حساسةٍ ينكسر كما ينكسر الزجاج، ويتحطم نفسيًا بطريقة لا يمكن إصلاحها بسهولة، ومن هذا المنطلق حفظ له حق الكرامة في كل الشرائع والديانات؛ فهذا حق إنساني بامتياز، ويشتمل غالبًا خطاب تشويه سمعة على عناصر لا غنى عنها، فيجب أن يذكر المشتكي في صياغة خطاب شكوى بياناته وبيانات المشتكى عليه، بوضوح ودقة، ويتم ذكر شهود الواقعة إن وُجدوا، أو قد يتم أحيانًا الاستشهاد بتسجيلات الكاميرات، إن تصادف حدوث حادثة تشويه السمعة في منطقةٍ تتوفر فيها كاميرا مراقبة.
وللتفاصيل الدقيقة أهميتها القصوى في هذا الموضوع الحساس، وبيان تاريخ ومكان الواقعة أيضًا أمرٌ أساسي، يجب التنويه به في صياغة خطاب شكوى المرتبطة بتشويه سمعة.
خطاب شكوى على الكفيل
ومن أنماط الشكاوى الشائعة شكاوى العمال المقيمين على من يكفلهم، وهذا أمرٌ طبيعيٌ؛ ففي مجال العمل يظل الأخذ والرد والمشاكل أمرًا واردًا وطبيعيًّا، فإنه في حال تجاوز الموضوع حده المعقول، وعجز الطرفين من التوصل لحل سلمي، يحق للمتضرر رفع شكوى على الكفيل للجهة المختصة من مكاتب العمل، ووزارة شؤون المغتربين، وقد منحتهم الدولة سلطات محددة يوظفنها في سبيل خدمة المقيمين، وتوفير حقوقهم، وصيانة كرامتهم من عبث وظلم الكفيل إذا كان من هذا النوع.
أما عن ما يجب التركيز عليه عند صياغة خطاب شكوى ضد الكفيل، فيمكن ذكر أهمية التحديد الدقيق لسبب المشكلة، بالإضافة لسنة دخول المملكة، ومدة العمل عند هذا الكفيل وبيانات المقيم والكفيل على حدٍّ سواء، فهما بالنهاية طرفان متفاعلان يودَّان الوصول لحلٍّ مناسبٍ لهما.
صيغة خطاب شكوى للديوان الملكي
يمثل الديوان الملكي مؤسسة ذات سلطاتٍ محددةٍ؛ لمزاولةِ رعايتها ومتابعتها لقضايا وهموم ومشاكل المواطنين، وتصل للديوان الملكي خطابات شكاوى متنوعة، ويحرص الموظفون فيه على البحث فيها، ومعرفة التفاصيل بدقة ليعطي كل ذي حقه.
صيغة خطاب شكوى لمديري المباشر
عندما تكون المشكلة التي يتعرض لها المواطن محصورة في مجال عمله، وكان المشتكى عليه هو زميله في العمل فهنا يمكن مبدئيًا صياغة خطاب شكوى، وتوجيهه للمدير المباشر في العمل.
والشكوى هنا ستتركز في توضيح غرضها الذي يتمثل في إيجاد حلول للمشكلة في أسرع وقتٍ؛ كي يستقيم جو العمل مجددًا، ويتمكن الموظف المشتكي من العودة إلى عمله. وبيانات طرفي النزاع كذلك مهمة وتاريخ ومكان حدوث الخلاف شيء أساسي.
ويعد شكر وتقدير المدير المباشر لفتة جيدة ينبغي عدم تفويتها عند صياغة خطاب شكوى، والاعتماد على اللهجة الاستعطافية اللطيفة أسلوبٌ ذوقي يجب اعتماده عند صياغة الشكوى.
كتابة خطاب شكوى ضد مدير مدرسة
تحصل في بعض المدارس تجاوزات تربوية تستدعي أحيانًا رفعها للجهات المختصة؛ حتى لا تتفشى وتنتشر وتصير ظاهرةً تربويةً سلبيةً، وقد يكون أحيانًا – مع الأسف – مدير المدرسة هو المتسبب والطرف الرئيس فيها.
ولكتابة شكوى ضد مدير مدرسة، يجب أن يحتوي الخطاب التفاصيل الوافية والصادقة عن الخطأ الذي صدر من مديرِ المدرسة في حق المشتكي، بالإضافة لبقية العناصر المعروفة، واللازم كتابتها عند صياغة خطاب شكوى من هذا النمط.
خطاب شكوى للبلديه
في النسيج المجتمعي لأي منطقة يكون وجود مكتب البلدية له أهميته الخاصة، إذ يختص هذا المكتب بمتابعة شكاوى المواطنين وقضاياهم في موضوعات محددة، لذا ننوه دومًا على ضرورة أن يستوعب المواطن الجهة المختصة التي يتوجه إليها بشكواه.
انتهى النموذج التطبيقي ومعه ينتهي هذا المقال الذي تكلمنا فيه عن صياغة خطاب شكوى، للجهات المختلفة في الدولة، وللحصول على مقالات متميزة، وبأسعار منافسة تواصلوا بنا عبر رقم الواتس آب الخاص بنا: +966537766633.
