كتابة خطاب رسمي

طالما أن المعنيين يقدمون خطابًا إلى الجهة الحكومية المناسبة، فإن إرسال خطاب رسمي إلى جهة حكومية قد يكون أفضل مسار عمل لحل المشكلة المطروحة.

حيث يتم ذكر طلبهم بإيجاز، مع مراعاة الطبيعة الفريدة لكتابة خطاب رسمي والحاجة إلى الالتزام بإرشادات معينة عند كتابته؛ اتبع النصائح الواردة في هذه المقالة لتتمكن من كتابة هذا النوع من الخطابات بفعالية ولضمان حل مشكلتك.

يمكنك التواصل معنا عبر تطبيق Whats App على الرقم: +966537766633 للحصول على مزيد من النصائح والإرشادات والأفكار حول كيفية كتابة الخطاب الرسمي.

طريقة كتابة خطاب رسمي

يجب عليك اتخاذ الخطوات التالية من أجل كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية معينة:

شاهد النماذج:

نظرًا لوجود تنسيق واحد فقط لكتابة خطاب رسمي، فمن المقبول استخدام النماذج لمعرفة كيفية توجيه الرسائل إلى مؤسسات حكومية معينة والكتابة وفقًا لتنسيقها.

اختر الكيان المناسب:

تأكد من أن الطرف الذي ترسل إليه رسالتك هو الشخص المناسب لحل مشكلتك والتعرف على مسؤول الطرف المعني الذي سيتم توجيه الخطاب إليه، أمر بالغ الأهمية.

ليس من المنطقي على سبيل المثال، الكتابة إلى وزارة الصناعة أو الديوان الملكي أو المنظمات الأخرى حول قضية مرتبطة بعطل أنابيب المياه في منطقة معينة.

وجّه الخطاب:

يجب أن تتضمن اسم المستلم والمسمى الوظيفي واسم المنظمة الموجهة إليها. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تتوقع ردًا من هذا الطرف بعد كتابة الخطاب الرسمي، فتأكد من تضمين اسمك الكامل ومعلومات الاتصال والعنوان في الجزء العلوي وعلى يمين الرسالة.

ابدأ بتحية مناسبة:

لكل مقام مقال كما يقال، ونظرًا لأنك تقوم بكتابة صيغة خطاب رسمي يجب أن تبدأ بتحية رسمية.

استخدم العنوان الصحيح:

عند الكتابة إلى مالك جهة حكومية، استخدم لقبه ومنصبة مثل “السيد الفاضل/ ……….. مدير إدارة/ ………….، وعند الكتابة إلى مستلم مجهول، استخدم ببساطة لقبه فقط.

قدم الموضوع:

يمكنك تقديم طلب أو ذكر مصدر القلق في هذا القسم من كتابة صيغة خطاب رسمي من خلال أن تكون منطقيًّا وموجزًا ​​وخاليًا من المشاعر. يجب عليك أيضًا التفكير فيما إذا كان بإمكان الجهة الحكومية تقديم الخدمة التي تطلبها.

استخدم لغة رسمية وواضحة أثناء تكريم الشخص الذي تكتب إليه، وامتنع عن طلب أشياء غير معقولة أو خارج نطاق وظيفة هذه الهيئة. لتجنب تعريض نفسه للمسؤولية القانونية، الامتناع عن استخدام التهديدات سواء في أشكالها المباشرة أو غير المباشرة.

استنتاج:

يجب أن تختتم رسالتك الرسمية بتحية ختامية رسمية تعبر عن الامتنان للمتلقي لقراءته ووقته.

كيفية كتابة خطاب رسمي

بسم الله الرحمن الرحيم

السيد المحترم/ ………… مدير إدارة شركة/ …………….

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد:

الموضوع/ كتابة خطاب رسمي للتظلم.

أود أن أعبر عن عميق امتناني وتقديري للإنجاز الذي حققته في هذه المنظمة، وأتمنى لكم المزيد من النجاح في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، أود أن أشكرك على ترقيتي.

ومع ذلك، فقد تمت كتابة خطاب رسمي بسبب نقلي في مكان بعيد عن المكان الذي أعيش فيه، مما له تأثير ضار على رفاهية عائلتي وقدرتي على العمل في الوقت المحدد. أرجو التفضل بتقديم ترقيتي في مكان قريب من منزلي.

بكل احترام، وأطيب التمنيات بالتوفيق.

مقدم الرسالة / ….

موظف في قسم / ….

توقيع المرسل / ….

رقم الهاتف / ……

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

يمكن للفرد الذي يقوم بكتابة صيغة خطاب رسمي الاستعانة بالعديد من الأشخاص ذوي الخبرة في كتابة الرسائل الرسمية، بما في ذلك الموثقون والمحامون. وقد لا يجد الشخص المناسب لمساعدته، وفي هذه الحالة سيتعين عليه الارتجال من خلال تحديد صيغة للخطاب الذي يلقيه، لتجنب الأخطاء والتأخير في المعاملات التي يجب إكمالها على الفور، من الضروري التعرف على الصيغة الأساسية لتأليف الخطابات المهنية.

طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير

عند كتابة صيغة خطاب رسمي، نحتاج إلى مراعاة عدد من العوامل بما في ذلك ما يلي:

أنواع الرسائل الرسمية

يجب أن ندرك أن الخطابات الرسمية تأتي في أشكال مختلفة؛ وجود خطاب من جهة رسمية موجه إلى جهة رسمية. وهناك رسالة أرسلها شخص ما إلى شخصية ذات سلطة نتيجة لذلك، هناك بعض التعديلات في الصيغ على الرغم من أنها ليست مهمة وسنشرحها.

تنسيقات الرسائل الرسمية

يجب أن تحتوي جميع تنسيقات كتابة خطاب رسمي على العناصر المدرجة أدناه فقط:

يُمنع بالتأكيد رسم أو استخدام أي أشكال على الرسالة ويجب أن يكون الخطاب مكتوبًا على ورق عادي سواء كان أبيض أو أصفر، أو على ورق يحمل شعار الجهة المرسلة إذا كان رسميًا.

يفضل كتابة خطاب رسمي باستخدام برنامج Word، طالما أن الخط Arial والحجم هو 16 وإذا كان الخطاب مكتوبًا بخط اليد، فيجب أن يتم ذلك باستخدام قلم أزرق لجعل الحروف تظهر من الصور بعد ذلك. يفصل سطر واحد إلى نصف سطر كل فقرة ويجب أن تتم الكتابة على النصف غير المؤطر من الصفحة.

كيفية كتابة خطاب رسمي للمدير

يجب كتابة الرسالة على النحو التالي:

• يبدأ بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم”
• تتم كتابة اسم الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه في الجزء السفلي من هذا السطر.
• من المهم مراعاة ما إذا كان الطلب أو الغرض من الرسالة موصوفًا بدقة في نص الرسالة.
• في حالة احتوائه على روابط كثيرة أو عدد كبير من المشكلات التي تتطلب توضيحًا، يجب أن يكون موجزًا ​​قدر الإمكان ومقسّمًا إلى عدد من النقاط.
• نكمل الخطاب بكتابة التحية.
• وإذا لزم الأمر، يجب أن نكون حريصين على إضافة التوقيعات في الجزء السفلي من الرسالة لإضفاء الطابع الرسمي عليها.

أهمية الخطابات الرسمية

تعتبر كتابة خطاب رسمي مهمة للغاية في كل من المجالين المهني والاجتماعي لأنها من أكثر أشكال الاتصال شهرة وللأسباب التالية:

• إحدى الطرق الرئيسية للتواصل بين الإدارات في المؤسسات العامة والخاصة وكذلك بين الأفراد والمؤسسات، هي من خلال الرسائل.
• يتم تقليل المسافة والجهد بين أماكن المراسلين المختلفة.
• تندرج الرسائل ضمن فئة الأوراق القانونية، والتي يمكن الرجوع إليها عند الضرورة.
• إحدى وسائل الإعلان هي الخطابات الرسمية، خاصة تلك المخصصة للشركات.

أنواع الرسائل الرسمية:

يتم التعرف على نوعين من الخطابات الإدارية الرسمية:

خطابات المؤسسة:

يتم استخدامها لأسباب تجارية؛ أهم ميزة لها هي تسويق المؤسسة؛ تحتوي الرسالة الموجودة في الجزء العلوي على ما يشار إليه باسم الترويسة. يتم فيه توثيق كل جزء من المعلومات حول المؤسسة، بما في ذلك موقعها واسمها ورقم السجل التجاري ونوع العمل ورقم الهاتف وصندوق البريد والشعار وعنوان البريد الإلكتروني، بشكل كامل.

خطابات رسمية:

هذه رسائل وظيفية بطبيعتها وتتضمن تعاميم عامة وقرارات إدارية واقتراحات واستدعاءات وغير ذلك. الأشياء التي يجب مراعاتها أثناء كتابة الخطابات الرسمية:

عند صياغة الخطابات الرسمية، ينبغي مراعاة مجموعة متنوعة من الاعتبارات، بما في ذلك ما يلي:

• الصواب والدقة في الكلمات.
• البيانات الواردة في الخطاب موثوقة أم لا.
• تجنب المحسنات الإبداعية والصور والالتزام بالموضوعية.
• من أهم صفات الكتابة الوظيفية الإيجاز في المعنى دون تحيز.
• الانفصال عن مشاعر المرء والأسلوب التصريحي المقنع.
• عند الرد على خطاب سابق، يجب تضمين تاريخ الخطاب ورقمه وموضوعه.
• يجب مراعاة تقسيم المفاهيم وترتيبها، وكذلك الانتقال من الفكر الأول إلى الفكر الثاني بعده مباشرة.
• يجب عليك معالجة كل مفهوم في الرسالة الأصلية بالترتيب الذي يظهر في إجابتك عند الرد على خطاب بعدة أفكار.