نموذج خطاب انذار موظف

توجيه خطاب انذار موظف هي طريقة يمكن من خلالها تحذير الموظف المهمل الذي ارتكب المخالفات، وكذلك الموظف الذي تكررت أخطائه وغيابه عن العمل ولتلافي مخالفة نظام العمل العام للمؤسسة يجب إرسال تحذير لهذا الموظف.

حيث يكون التحذير شَفَهِيًّا في البداية، ومن ثم يمكن للمدير أن يقوم بخصم مالي من الموظف، ثم يتم إرسال تحذير صارم لهذا الموظف عندما يتكرر هذا الإهمال بصورة كبيرة، فإنَّ نتيجة هذه الأفعال ستكون الفصل النهائي للموظف من الوظيفة.

يرجى الاتصال بنا عبر الواتساب للحصول على مزيد من المعلومات، وكذلك الحصول على خدماتنا الكتابة على الرقم التالي +966537766633 .

طريقة كتابة نموذج انذار موظف

تأتي رسائل انذار موظف بتنسيقات متنوعة، يرتبط معظمها بشؤون العمل والموظفين ويُعرف النموذج الأول باسم خطاب انذار موظف بالفصل، ويتم كتابته من قبل الإدارة ضد أحد موظفي الشركة أو المؤسسة.

فقد يقوم الموظف بعمل غير لائق أضر بالشركة، أو تسبب في نزاع مع أحد زملائه في العمل حسب أسباب الإنذار بالفصل بدلًا من ذلك، ربما يكون قد هدد أحد زملائه في العمل بأضرار جسدية أو نفسية.

يتم تحذير الموظف أيضًا من أنه إذا قام بسلوك فظيع يضر بالشركة أو المؤسسة، فسيتم طرده وأخيرًا قد يصدر خطاب انذار موظف نتيجة التغيب المتكرر دون مبرر ودون علم أحد المشرفين في العمل.

كيفية كتابة أفضل نموذج لخطاب انذار موظف:

يجب عليك اتباع الإرشادات التالية من أجل كتابة نموذج رسالة انذار موظف بتنسيق ممتاز ومثالي:

• يجب أن يبدأ النموذج بعنوان الموضوع، والذي يجب أن يكون بأحرف كبيرة (انذار موظف بالفصل).
• البيانات: هي بيانات الموظف والتي تشمل اسمه الكامل والمسمى الوظيفي وتاريخ التعيين.
• رقم الإنذار: هو رقم المشكلة الذي يتم إدخاله لاحقًا في خانة خاصة.
• تحذير للأسباب التالية: يجب وصف نوع المخالفة وأسبابها بالتفصيل.
• المسألة كما يلي: على المدير أن يشرح المشكلة والعواقب بالنسبة له وعلى المنظمة.
• العواقب: يجب أن تصف تداعيات تجاوزات هذا الموظف.

يمكن تقديم خطاب انذار موظف بعدة طرق:

تختلف الطريقة التي يمكن للمدير من خلالها إعطاء إشعار غياب للموظف اعتمادًا على طبيعة الوظيفة وسياسة الشركة.

التسليم باليد:

يعتبر تسليم إنذار الغياب للموظف من أفضل الطرق للتأكد من وصول الإنذار إليه، ويقوم الموظف بتسليم نسخته الورقية إذا كان التسليم باليد وطباعة نسخة أخرى، وموظف الموارد البشرية المسؤول عن يقوم الموظف بمتابعة ملفاته في ملف الموظف داخل الشركة.

إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني:

• إذا لم يكن الوقت يمثل مشكلة، فإن إرسال رسالة تحذير عبر البريد الإلكتروني إلى الموظف يعد خيارًا مناسبًا إنها أيضًا التقنية الأكثر رسمية.
• يجب إرسال انذار موظف هذا ليس فقط للموظف المعني، ولكن أيضًا لموظف الموارد البشرية حتى يدرك أنه تم اتخاذ الإجراء المناسب ضد الموظف الغائب.
• يجب كتابة الرسالة بطريقة محترمة ورسمية، مع تجنب أي مصطلحات غير مهنية (مثل اللغة العامية أو استخدام الرموز التعبيرية الغاضبة أو الضاحكة).
• يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الرسمية موجزة ولا تتعدى فقرتين، ويجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا وخاليًا من أي تشتيت أو ترميز.
• من الضروري تدقيق الخطاب للتأكد من خلوه من المشاكل الإملائية والمطبعية وإذا كانت الرسالة مكتوبة باللغة الإنجليزية، فيجب على الإدارة تجنب جعل جميع الحروف كبيرة؛ سيشعر الموظف بعدم الاحترام لأنه ينقل الغضب والعدوان.

التسليم بالبريد العادي:

• على الرغم من أنه كان سابقًا أفضل وسيلة لإرسال الرسائل بين الدول أو داخل نفس المدينة، إلا أن البريد العادي يُستخدم الآن بشكل شائع لنقل الطرود.
• إذا كان خطاب المدير مرتبطًا بمقال أو بشحنة، ولم تكن المسافة بين المرسل والمستقبل كبيرة فمن المرجح أن يرسل المدير انذار موظف بالغياب من خلال صندوق البريد التقليدي.
• نظرًا لأن الرسالة المرسلة بالبريد العادي يمكن أن تستغرق من ثلاثة أيام إلى أسبوع من تاريخ لصق الختم، اعتمادًا على الموقع والمسافة والشركة التي تقدم هذه الخدمة، يجب أن يدرك المرسل أن الوقت ليس مشكلة.

إرسال رسالة نصية:

• تعد الرسائل النصية أداة رائعة للاستفادة منها في العمل؛ لأنها طريقة سريعة للتواصل، ومن المرجح أن يراها الموظفون أكثر من رسائل البريد الإلكتروني.
• يمكن للشركات استخدام الرسائل النصية القصيرة لإبلاغ الموظفين بأنهم بحاجة للذهاب إلى المسؤول أو الإدارة للحصول على خطاب انذار موظف، أو لتذكير الموظفين بأنهم بحاجة إلى التحقق من بريدهم الخاص إذا لم يفتحوه منذ فترة ولم يكونوا على دراية بذلك.

كيف يتم التعامل مع موظف مهمل وكثير الغياب؟

إذا كان الموظف غائبًا بشكل مستمر، فيجب على مدير العمل أو المسؤول تقديم تحذير شفهي لذلك الموظف من أجل توجيهه وإرشاده بشأن المسار الصحيح للعمل، وكذلك توبيخه إذا لزم الأمر.

ومع ذلك إذا تكررت غيابات الموظف، يتعين على المدير إرسال خطاب رسمي يحذر الموظف من أنه في حالة عدم امتثاله للتحذير، سيتم اتخاذ إجراءات تأديبية ضده والتي قد تشمل الفصل.

نموذج لفت نظر للموظف:

يُعد نموذج لفت نظر الموظف بمثابة تحذير للموظف من أن إهماله في العمل سيؤثر سلبًا على نظام الشركة في المستقبل. وهذا يختلف لفت الانتباه عن الإنذار، حيث يكون الإنذار شديد اللهجة لأن الموظف ارتكب مخالفات تضر بالعمل واستقراره والأرباح التي يحققها في العمل، لتكون خَطَرًا على العمل ويجب أن يؤخذ موقف وبعد ذلك يصل الأمر إلى الفصل.

انذار موظف بسبب الغياب

من السيد/ ……………………… مدير/ …………………………

إلى السيد: …………………..

الرقم الوظيفي للموظف:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد:

الموضوع/ انذار موظف بسبب الغياب.

على الرغم من إبلاغك شفهيًّا وحثك على تحسين حضورك، ولم تُظهر أي دليل على التغيير يكشف سجل إجازاتك أنك معتاد على الغياب المستمر. ولم تحضر بالأمس دون إبداء سبب لغيابك، مما يدل على عدم احترام المؤسسة والإدارة والموظفين.

ومع ذلك سوف نعرض عليك فرصة أخرى لإصلاح أخطائك، وإذا لم يظهر أي تغيير فسنتخذ الإجراء المناسب ضدك.

التوقيع:…………………………….

التاريخ:……………………………..

اطلع على: خطاب ترقية موظف