يسمح القانون لجميع العاملين في مختلف القطاعات حول العالم بأخذ إجازات؛ يتم دفع بعضها وبعضها الآخر يكون غير مدفوع الأجر.
تختلف أسباب أخذ الإجازة وتعتمد على ظروف كل فرد، بما في ذلك المرض أو الزواج أو السفر أو الدراسة أو أي غرض آخر، ولكن للحصول عليها يجب استيفاء طلب الإجازة معايير بعينها.
لذلك سنستعرض معك في هذا المقال طريقة كتابة تقرير طلب اجازة، مدعمين الحديث النظري بنموذج تطبيقي شارح.
يمكنكم الحصول على مزيد من المعاريض والخطابات بأنواعها المختلفة بأفضل جودة وأقل سعر، من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: +966537766633.
محتوى المقالة
طريقة كتابة تقرير طلب اجازة
عندما يواجه موظف أو عامل موقفًا ما يعيقه عن الذهاب لعمله، فيجب أن يعرف كيفية كتابة تقرير طلب اجازة وإعداده بشكل صحيح، وهذا الأمر من حقوق الموظف التي يجب أن يكون على دراية بها، إضافة إلى ذلك يجب أن تكون لغة الطلب رسمية سواء عند تقديمه لجهة حكومية أو خاصة.
الموظف كأي فرد آخر، لديه روتين يومي يسبب له قدرًا كبيرًا من التوتر بسبب المواقف والمشكلات والضغوط التي يتعرض لها، وتكون خارجة عن إرادته، وبالتالي فمن الأفضل فصل مشكلات الموظف عن عمله، وتقديم تقرير طلب اجازة.
يساعد تقديم تقرير طلب اجازة إلى إدارة الجهة التي يعمل بها على عدم فقدانه التركيز في عمله، وتحسين حالته النفسية، ما يسهم في أدائه مهامه على أكمل وجه.
لقبول تقرير طلب اجازة يجب مراعاة شروط كتابة هذا النوع من الطلبات عند تسليمها إلى الجهة الرسمية، ويجب أن يكون واضحًا وشاملًا في عرض جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بمقدم الطلب. كذلك يجب على السلطة التي ستتسلم الطلب السماح له بذلك إذا كان مستوفيًا للشروط، والاتفاق على عدد الأيام التي يُسمح له بالغياب فيها.
هناك أنواع مختلفة من الإجازات، كل منها له عدد مختلف من أيام الراحة، وبعضها يستمر شهورًا، كفترة العدة التي تبلغ أربعة أشهر، والوفاة التي تبلغ إجازتها عشرة أيام، وكذلك إجازة الوضع للمرأة الحامل، التي قد تستمر شهرين أو أكثر حسبما يتفق الموظف وجهة العمل.
أما بالنسبة للإجازة المرضية، فتختلف من موظف إلى آخر حسب التشخيص الطبي للموظف، ومدى حاجته إلى العلاج والراحة، ومدة الإجازة وإذا ما كانت مدفوعة من عدمه، وكل هذه الأمور.
نتيجة لذلك، يفضل كتابة تقرير طلب اجازة من وجهة نظر الموظف، وفقًا للمعايير التي يجب اتباعها في كتابة هذا النوع من الطلبات، مع الاطلاع على شروط تقديم تقرير طلب اجازة لرئيسه في العمل، فعدم الاتفاق بينهما على كل الأمور المتعلقة بالإجازة قد يؤدي إلى رفضها.
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: نموذج اجازة مرضية
تقرير طلب اجازة اسبوعية السعودية
يمكن التعبير عن طلب الموظف ورغبته في الحصول على موافقة من صاحب العمل بعدة طرق، نتيجة لذلك يجب اتباع جميع المعايير اللازمة من أجل إعداد تقرير طلب اجازة سليم ودقيق وخالٍ من الأخطاء والسهو.
هناك عدد من المبادئ الأساسية التي يجب على الموظف كتابتها واتباعها من أجل إنتاج نموذج لائق يمكن إرساله إلى السلطات الرسمية ذات الصلة، التي لديها سلطة الموافقة على النموذج أو رفضه.
لهذا، يجب أن يتضمن التقرير خصائص معينة يجب أن تكون موجودة في جميع النماذج، سنقوم بإدراجها فيما يلي:
- عند كتابة تقرير طلب اجازة، لا بد أن يؤخذ في الاعتبار استخدام المصطلحات الرسمية اللائقة.
- بدء التقرير بالبسملة (بسم الله الرحمن الرحيم) وتحية الجهة التي ستتلقى الطلب.
- كتابة اسم المرسل إليه واسم المنظمة التي سيتم تسليم الطلب إليها بالكامل.
- تحديد نوع الإجازة التي يرغب الموظف في الحصول عليها.
- تحديد تاريخ بداية الإجازة ونهايتها.
- تدوين الوقت الذي تخطط فيه للعودة إلى العمل مرة أخرى بعد الإجازة.
- كتابة وصف موجز لسبب التقدم للحصول على إجازة، حتى تتمكن من شرح ظروفك بشكل أفضل.
- تدوين جميع بيانات مقدم الطلب بالكامل، بما في ذلك الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
- في نهاية الطلب، يجب على الموظف التوقيع على التقرير.
بعد الانتهاء من إعداد تقرير طلب الإجازة، يجب إعادة قراءته بدقة للخروج بطلب واضح وسليم، ما يسمح له بالحصول على موافقة من السلطات التي لديها سلطة إصدار قرار الموافقة أو الرفض، لذا يجب التأكد من وجود جميع معلومات مقدم الطلب، وكذلك الجهة التي ستتلقاه.
جدير بالذكر أنه رغم اختلاف أغراض الإجازات، فهناك نموذج طلب إجازة ثابت الشكل لكتابة الطلب بطريقة دقيقة، تتوافق مع السلطة التي تتلقى طلبات الإجازة، وتعد في حد ذاتها سلطة رسمية لها الحق في منح الطلبات أو رفضها، بناءً على ما يعتبره صاحب العمل في مصلحة المؤسسة من عدمه.
إلا أنه لا يزال هناك ما يزعج سلام الموظف، ويمنعه من أداء واجبه ومهامه، وقد يكون ذلك ظرفًا قهريًّا يؤثر فيه فلا يستطيع أداء عمله على الوجه الأكمل، وهنا يجب عليه أن يعتاد فصل العمل عن مشكلاته الشخصية أو الظروف المحيطة به، إذ يحتاج هنا إلى اتباع نهج جديد للتعامل مع الصعوبات التي يواجهها في ظل أدائه عمله.
كذلك يجوز للموظف أن يختار أخذ إجازة أسبوعية لأسباب شخصية، كقضاء الوقت مع العائلة أو الحصول على قسط من الراحة، وفي هذه الحالة يجب عليه تقديم تقرير يطلب الإذن وشرح أسباب الإجازة، ومن خلاله يقرر المدير ما إذا كان ذلك في مصلحة العمل أم لا فيوافق عليه أو يرفضه، كل ذلك بما لا يضر مصلحة العمل، حتى لا يتراكم العمل أو يتم تعطيله.
تقرير طلب اجازة على الايميل
يمكن للموظف إرسال تقرير طلب اجازة بعدة طرق، بما في ذلك الكتابة في مستند Word أو ملء نموذج جاهز وإرساله، سواء قُدِّم النموذج إلى المدير أو أُرسل التقرير عبر البريد الإلكتروني.
مهما كان النهج الذي يتبعه الموظف، فإنه يبعث دائمًا برسالة مهمة تحوي طلب إجازة، ومن ثم فإنه يكون في حاجة للاستجابة لها في أقرب وقت ممكن، ولتحقيق ذلك يجب على الموظف معرفة الوسائل المناسبة لإرسال التقرير، والتأكد من وصوله إلى الإدارة بشكل مباشر حتى لا يحدث أي تأخير، خاصة أنه في حاجة شديدة للحصول على الإجازة التي يريدها.
يبقى الحديث عن أنه حسب الظروف التي يمر بها الموظف، يُحدد عدد الأيام المسموح للموظف بالتغيب عن العمل خلالها، وبالتالي يجب على الموظف تحديد تاريخي الغياب والعودة إلى العمل.
هذا كله يدل على أن أهمية الإجازة تنبع من مزاياها العديدة للموظف، التي تتيح له التغيب عن العمل في الحالات الطارئة والظروف الخاصة.
كيف اكتب طلب اجازة
من أجل الحصول على نموذج رسمي وَخَالٍ من العيوب أو الأخطاء عند ملء بيانات نموذج طلب الإجازة، يجب أن تمتثل طلبات الإجازة مثل النماذج الأخرى لمعايير كتابة هذه الطلبات.
هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي قد تدفع الموظف إلى طلب إجازة، سنستعرض معكم عددًا قليلًا منها في السطور التالية، إضافة إلى أكثرها شيوعًا بين الموظفين:
- قد يطلب الموظف الحصول على إجازة بسبب تعرضه لأزمة صحية، تمنعه عن أداء عمله العودة بالجودة المطلوبة.
- قد يطلب الموظف الحصول على إجازة لظروف غير متوقعة، مثل: وفاة أحد أقربائه.
- قد يطلب الموظف الحصول على إجازة للزواج، وعندها تتفق الإدارة والموظف على عدد الأيام التي يمكنه أخذها.
- تطلب الموظفة الحصول على إجازة “وضع” لفترة زمنية محددة.
- قد يطلب الموظف الحصول على إجازة للسفر بسبب المرض أو الدراسة.
- قد يطلب الموظف الحصول على إجازة لقضاء بعض الوقت مع الأسرة أو أخذ استراحة من العمل.
هذه بعض الأسباب الأكثر شيوعًا للموظفين لتقديم تقرير طلب اجازة، الذي يتم إرساله بعد ذلك عبر البريد الإلكتروني إلى المدير المباشر أو المشرف في العمل.
عند تقديم تقرير طلب اجازة، لا بد أن يكون مستوفيًا لبعض الشروط، إذ يجب أن يكون مكتوبًا بطريقة رسمية وصياغة سليمة.
فعند كتابة التقرير بطريقة واضحة وموجزة، فإنك تزيد من فرصك في الحصول على موافقة على الإجازة من رؤسائك في العمل، التي لديها سلطة الموافقة عليها أو رفضها، ويتم طلب الإجازة بناءً على وضع الموظف وظروفه، ما يستلزم إبلاغ رئيسه بالأمر، حتى يضبط أداء العمل خلال هذه الفترة.
نتيجة لذلك، من الأهمية أن يفهم الموظف كيفية كتابة تقرير طلب اجازة، التي عادة ما تدور حول نوع الإجازة وعدد الأيام التي يريد أن يحصل عليها، نتيجة لظروف ضرورية وعاجلة تستدعي التغيب عن العمل لفترة من الوقت.
بعد حصول الموظف على الإجازة، ستزيد قدرته على العمل، وسيعود بطاقة ونشاط كبيرين، فيقوم بأداء مهامه بقدرة كبيرة وتركيز عالٍ.
في الفقرة التالية نستعرض معكم نموذجًا من النماذج المتنوعة لطلب الإجازة، يمكنك اتباع الأساسيات الموجودة فيه وعناصره بشكل متسلسل.
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: نموذج طلب اجازة سنوية
نموذج طلب اجازة
كثيرًا ما يُطلب من الموظفين أخذ إجازة طويلة، تُعرف بالإجازة السنوية بغرض السفر أو التفرغ للدراسة أو حضور أي حدث، لذا يجب أن يكون موعد تقديم طلب الإجازة السنوية، قبل الموعد الذي سيتم فيه أخذ الإجازة بشكل كافٍ، علمًا بأنه يمكن أن تكون هذه الإجازة مدفوعة الأجر أو لا بحسب جهة العمل،
في السطور التالية نقدم لكم نموذجًا تطبيقيًّا لطلب إجازة سنوية يمكنكم السير على منواله:
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد الموقر/ …………. مدير عام شركة/ ……….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد
الموضوع/ خطاب إجازة سنوية
بداية أعرفكم بنفسي، أن الموظف/ ………………. ورقمي الوظيفي/ ……………… وتخصصي/ ………………………..
أتوجه إلى سيادتكم بجزيل الشكر والتقدير لجهودكم في سبيل تطوير هذه المؤسسة، ودعمكم الدائم للموظفين.
سيدي الفاضل:
أقدم لكم هذا الطلب، وأطلب منكم الموافقة على إعطائي إجازة خاصة دون أجر لمدة/ ………. تبدأ من تاريخ/ ……… وتنتهي في تاريخ/………….. حتى أتمكن من إنهاء درجة الماجستير، نظرًا لأهمية هذه الإجازة لمستقبلي.
أرجو قبول طلبي، ولكم مني فائق الشكر والتقدير والامتنان.
مقدم الطلب/ ……………
رقم الهوية الوطنية/ …………….
محل الإقامة/ ……………
رقم الهاتف/ ……………
تاريخ تقديم الطلب/ …………..
التوقيع/ …………….
بهذا النموذج نختم مقالنا الذي تحدثنا فيه عن كيفية كتابة تقرير طلب اجازة، وبيان أن أحد أهم حقوق الموظفين التي يجب أن ينتبهوا لها، بغض النظر عن مكان عملهم، سواء في شركة بالقطاع الخاص أو منظمة تابعة للحكومة، إضافة إلى عرض أقوى خطاب طلب إجازة لتوضيح الحديث النظري بشكل عملي.
يمكنكم الحصول على مزيد من المعاريض والخطابات بأنواعها المختلفة بأفضل جودة وأقل سعر، من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: +966537766633.
