في الواقع، إنَّ كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، هو واحد من أشهر وأهم تلك الأمور التي تهم جميع الأفراد في مجال عملهم أو حتى عدد من الشركات التي دائمًا ما تتعامل مع منافسيها أو مثيلاتها من جهات العمل الرسمية.
كما أنَّ السبب الذي يجعل أمر تقديم نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية منتشرًا بشكل كبير، هو كونه ضرورة ملحة مع كل تلك الخدمات الرسمية التي تقدمها بالفعل عدد من الجهات الحكومية سواء كان ذلك على المستوى الصحي أو المهني أو حتى الاجتماعي، لكن نجد أنه في كثير من الأحيان لا تتوفر الموهبة أو دعنا نقول الخبرة الكافية التي يمكن أن تساعد الفرد أو تجعله مؤهلًا بطريقة كبيرة لكتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية.
لذلك نحن في ذلك المقال سوف نوضح لحضراتكم كيفية كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، والشروط والخطوات التي تساعدك على عمل ذلك الأمر بمنتهى الاحترافية، لذلك تابعوا معنا قراءة ذلك المقال للنهاية.
وللحصول على نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: +966537766633.
محتوى المقالة
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
عندما تهم في كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، من الضروري على أي فرد أن يقوم باتباع عدد مهم وكبير من تلك الإرشادات التي تعتبر ضرورية حتى يخرج الخطاب في النهاية بشكل مقبول وسليم من جميع الاتجاهات؛ حيث يجب الاهتمام بكافة التفاصيل من حيث شكل المقال والمحتوى والموضوع الداخلي له، وفيما يلي أهم تلك الإرشادات المهمة:
- من الضروري عليك في البداية أن تهتم بأن يكون التنسيق الداخلي في الخطاب ظاهرًا للقارئ والمتلقي بشكل رسمي.
- كما يستحسن بالطبع أن يكون ذلك القالب الذي اعتمدت على استخدامه في تنسيق وكتابة الخطاب الرسمي خاليًا تمامًا من أي شكل من أشكال النقوش.
- هذا بابك بعد في حالة أنك تنوي كتابة الخطاب بالاستعانة ببرنامج الوورد (word)، ولكن في حالة أنك تنوي كتابة ذلك الخطاب يدويًّا أي باستخدام الورق، فيجب عليك وقتها أن تقوم باستخدام ورق له لون أبيض سادة.
- لكن بالطبع الذي يعتبر الأفضل في ذلك الأمر هو أن يتم كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك وباستخدام حجم الخط رقم 16.
- لكن بالطبع هذا ليس شرطًا تعسفيًّا، أي أنه إذا لم يتم توافر أي حاسب آلي معك، ولا يمكنك الاستعانة ببرنامج الوورد، يمكنك أن تكتبه يدويًّا وذلك باستخدام قلم أزرق.
- ويكتب نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، بالاعتماد على خط النسخ مع مراعاة تواجد مسافات متساوية قدر الإمكان بين السطور.
- لا بد أن يبدأ الخطاب الرسمي بإلقاء تحية الإسلام، ثم بعد ذلك تبدأ في ذكر اسم ذلك الشخص المرسل إليه هذا الخطاب الرسمي.
- لا تنس ذكر المنصب الرسمي الخاص به، ويكتب بعد ذلك في ذلك الخطاب جملة افتتاحية، ثم يكتب بعد تلك الجملة النص الخاص بالطلب أو الشكوى.
- من المهم أن تهتم في الخطاب الخاص بك بكتابة عبارة شكر للمسؤول، وآخر شيء هو أن تكتب جميع البيانات الشخصية للشخص المرسل لذلك الخطاب وتكتب التوقيع.
نموذج رسالة رسمية لجهة حكومية
في تلك الفقرة سوف نتحدث عن أنواع نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، حيث توجد أنواع كثيرة ومختلفة، ويمكن أن يكون لكل واحد منهم شكل تنظيمي مختلف، بل حتى يختلف المحتوى لواحد منهم عن الآخر، وتنقسم الخطابات الرسمية للجهات الحكومية إلى كل مما يلي:
الخطابات الرسمية التجارية
في الواقع، يعتبر هذا النوع من الخطابات الرسمية هو الوسيلة الأكثر أهمية من الوسائل الخاصة بعمل الدعاية المؤثرة لعدد من الشركات سواء الصغيرة أو الكبيرة وجميع المؤسسات الأخرى في الدولة، كما يحتوي هذا النوع من الخطابات الرسمية على عدد كبير وشامل من أهم المعلومات والبيانات الخاصة بالنشاط الحيوي والعملي المتواجد في تلك الشركة أو تلك المؤسسة التجارية محل الدعاية.
ليس هذا وفقط، بل عند تقديم نموذج معروض رسمي لجهة حكومية على هيئة نموذج تجاري، لا بد وقتها من كتابة اسم كل من الشركة وصاحبها إن أمكن، وكتابة الرقم الخاص بسجلها التجاري، وعليه ونتيجة لكل ذلك السابق ذكره، يمكننا القول بأن هذا النوع فقط من أنواع الخطابات الرسمية في الدولة يعد هو واحد من الأساليب الدعائية المهمة، ولذلك فهو يستخدم فقط لتلك الأغراض والأهداف التجارية المختلفة.
الخطابات الإدارية الرسمية
في الواقع، يتعلق هذا النوع الشهير من أنواع الخطابات الرسمية بجانبين مهمين جدًّا وهو الجانب الإداري والجانب الوظيفي.
حيث إن ذلك النوع من أنواع الخطابات الرسمية يكون خاصًّا فقط بعملية إصدار عدد من القرارات المهمة وأيضًا استدعاءات لمجموعة من الأفراد بشكل عام، ومن الممكن أن يكون هذا النوع من الخطاب الرسمي واحد من النماذج التالية:
- يكون خطابًا رسميًّا تم كتابته وتوجيهه إلى جهة حكومية رسمية في الدولة، وكما أنه قد صدر في الأصل من جهة رسمية أخرى مختلفة عنها.
- أن يكون هذا الخطاب تم كتابته وتوجيهه من شخص معين وكتبه إلى جهة حكومية رسمية، وذلك مثل أن يكون هناك فرد معين يتبع لأحد جهات العمل في الدولة، ويرغب في أن يطلب خدمة معينة من جهة أخرى مختلفة.
- وأخيرًا، أن يتم كتابة خطابًا رسميًّا موجهًا بشكل رسمي وعاجل من جهة رسمية معينة إلى فرد ما في الدولة.
خطاب رسمي لجهة حكومية
إن ذلك الخطاب الرسمي الذي يتم الاعتماد عليه وبالتالي تقديمه إلى واحدة من الجهات الحكومية في الدولة، يمكن القول بأن له شكل واحد فقط، لكن على الرغم من ذلك فإن الصيغ له يمكن أن تكون كثيرة ومتنوعة، في تلك الفقرة نقدم صيغة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد الفاضل مدير الإدارة في شركة/ ..…………
تحية طيبة لسيادتكم وبعد:
أتقدم في ذلك الخطاب لسيادتكم بجزيل وخالص الشكر والتقدير على كل ما تقدموه لنا من تلك الجهود المشكورة والمساعي الحثيثة التي تسعى في النهاية لخدمة جميع المواطنين في المملكة، وعليه فأنا أتقدم لسيادتكم بذلك الطلب وكلي أمل في سعة صدركم بقبوله.
ولسيادتكم وافر الشكر والاحترام.
تحريرًا في يوم ……….…. الموافق …./ …./ …….
مقدمه لسيادتكم: ……………
رقم الهوية الوطنية: …………..
رقم الهاتف: …………….
التوقيع: …………..
صيغة خطاب رسمي لجهة حكومية
لا بد أن تعرف أنه عندما تقوم بكتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، فإن هذا الأمر من شأنه أن تساعدك بشكل كبير على الوصول لهدفك الذي ترغب فيه، خاصةً عندما تتم كتابته بشكل احترافي، لذلك فيجب على كل فرد أن يكون على معرفة كبيرة بوجود عدد كبير من أهم الأمور التي من الضروري جدًّا عليه أن يتطلع إليها وذلك قبل أن يقوم بكتابة الخطاب الخاص به، وذلك حتى لا يقابل خطابه المرسل إما بالإهمال أو حتى الرفض القاطع.
ولكي نساعدك في تحقيق ذلك الأمر باحترافية وبسرعة كبيرة، وفي أقل وقت ممكن، قمنا بتوضيح عدد من تلك الشروط المهمة نذكرها في الفقرة التالية.
كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
هناك عدد من النقاط والشروط الأساسية التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار، وذلك من أي فرد يرغب في تقديم نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، لذلك إذا كنت تنوي تقديم خطاب رسمي، وتريد أن يحظى على قدر من الاهتمام، لا بد من اتباع الشروط التالية:
- يجب عليك أن تقوم بكتابة الصيغة المعتمدة للتاريخ وهي الصيغة الرسمية المتبعة في الدولة، وهي على النحو التالي كتابة (شهر/ يوم/ سنة)، أي أنك تبدأ في البداية بكتابة اسم الشهر الجاري ومن ثم تحدد اليوم وفي النهاية العام، هذا بخلاف الشائع بين معظم الناس.
- لا تنسى إضافة جميع المعلومات الخاصة بكيفية التواصل معك باعتبارك الشخص المرسل لذلك الخطاب الرسمي.
- أي لا تنسى كتابة رقم الهاتف الخاص بك، ويمكنك إضافة رقم آخر للتأكيد، وتكتب البريد الإلكتروني الرسمي والعنوان الذي تقيم فيه.
- من الضروري جدًّا أن تتجنب ذكر أو كتابة أي نوع من معلومات الاتصال الواردة والسابق ذكرها، سواء كان في الهامش العلوي أو الهامش السفلي في النموذج الذي تقدمه.
- يجب عليك بالطبع أن تحاول استخدام عدد من المفردات الرسمية وتلك العبارات التي تعتبر مناسبة ومتوافقة بشكل كبير مع طبيعة الجهة التي ترسل إليها الخطاب أو المرسل إليه بشكل عام.
- لا تنس أن يكون التحدث دائمًا بشكل رسمي باستخدام صيغة الجمع، حيث تعتبر صيغة الجمع من التعبيرات التي تعطي نوعًا من الاحترام للشخص الذي تحدثه.
- دعني أؤكد عليك نقطة أخرى، وهي أنه عليك التأكد بشكل كامل من أن ذلك الخطاب الذي ترسله لجهة معينة بجميع ما يحتويه من الداخل من معلومات شخصية خاصة بك أو من بيانات التواصل الرسمية أو حتى محتوى الخطاب، هي معلومات صحيحة.
- ونقصد هنا بكلمة صحيحة، أنها تخلو بالفعل من أي نوع من الأخطاء العامة والكبيرة، سواء كانت تلك الأخطاء هي فقط أخطاء إملائية أو نحوية، وذاك بالطبع من الأمور الثابتة مهما اختلفت تلك اللغة التي قد كتبت بها ذلك الخطاب.
- من الأمور التي يمكنها أن تميز الخطاب الخاص بك، هو حرصك الدائم على استخدام علامات الترقيم ومن ثم تحاول بشكل أو بآخر على الحفاظ على ذلك الطابع الرسمي والمتعارف عليه لتلك الأنواع من الخطابات.
نموذج خطاب موجه لجهة حكومية
في تلك الفقرة، سنتحدث عن أمر مهم جدًّا وهي الأهمية الكبيرة التي يتمتع بها نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، حيث له عدد من الفوائد التي من الممكن أن يغفل عنها البعض، وهي كالتالي:
- يعتبر ذلك الخطاب الرسمي المقدم منك لأحد الجهات الحكومية، هو أحد تلك الوسائل المهمة جدًّا والأساسية والتي تساعد بشكل كبير في تحقيق وتسهيل التواصل بين جميع المؤسسات الحكومية أو الخاصة والهيئات وبعضها البعض.
- كما يمكن أن تنجح الخطابات الرسمية في تحقيق التواصل بين واحد من الأفراد العاملين في مؤسسة معينة، وبين تلك الجهة الرسمية.
- ليس هذا وفقط، بل إن لذلك النوع من الخطابات الرسمية أهمية قصوى وضرورية على المستوى الوظيفي.
- حيث يمكنه النجاح في أن يقرب المسافات بين الأفراد والمؤسسات، وبالتالي فهو يساعد بشكل كبير على توفير كل من الجهد المبذول وحتى الوقت.
- يعتبر الخطاب الرسمي هو بمثابة وثيقة رسمية محفوظة أو يمكن وصفه بأنه مستند رسمي، حيث يمكنك فيما بعد الرجوع إليه وبالتالي الاعتماد عليه أو الاستناد إليه في أي وقت تحتاجه.
اقرأ أيضًا:
وها نحن قد وصلنا الآن إلى ختام ذلك المقال، حيث قد قدمنا لحضراتكم كل ما يمكن أن تودون معرفته عن كيفية كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، وعن الشروط اللازمة لذلك وغيرها، لذلك تابعوا معنا قراءة ذلك المقال للنهاية.
وللحصول على نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: +966537766633.
