خطاب طلب صيانة لجميع الإدارات في القطاع العام أو الخاص؛ حيث يمكن أن يكون استخدام هذا النموذج عاجلًا أو دوريًّا، اعتمادًا على طبيعة ما يجب الحفاظ عليه، ونظرًا لأهمية هذا النموذج وحقيقة أنه يمكن استخدامه بشكل متكرر، فإن مقدم الطلب لا يمتلك التنسيق المناسب، لذلك من خلال موقعنا الخاص بنا، نقدم النماذج المستخدمة لطلبات الصيانة بتنسيقات متعددة.
وللحصول على خدمات عن خطاب طلب صيانة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: +966537766633.
محتوى المقالة
صيغة خطاب طلب صيانة
على الرغم من أن الصيانة معروفة منذ زمن، فقد تغير مفهومها وتعريفها بمرور الوقت والمكان. حد العمارة كمرادف بديل لكلمة صيانة، وقد تعرض تعريف الصيانة لتغييرات في معناه مرات عديدة، وفقًا للجوانب العلمية وطرق التطبيق، ركزت معظم تعريفات الصيانة على الأمور الأساسية أثناء تعريف الصيانة.
- الصيانة هي عمل أو مجموعة أعمال.
- تهدف إلى إعادتها إلى حالتها الأصلية من أجل أداء وظائفها.
- ويشمل الكشف عن العيوب كإجراء وقائي لتجنب العيوب المماثلة المتوقع حدوثها في المستقبل.
- إنها عملية مهمة لتحديد وتقنين التكاليف الاقتصادية.
فيما يلي تعريف للصيانة كما هو موصوف في العديد من الدراسات والكتب العلمية:
الصيانة هي العمل الدوري المطلوب لصيانة أي ممتلكات، بما في ذلك قدرة المنشأة أو حالتها الأصلية أو لاستخدامها في طاقتها وكفاءتها المصممة، بهدف إعادتها إلى حالة معينة تسمح لها بإعادة إنشاء الوظائف المطلوبة بمواصفات مقبولة، وهي مجموعة من المهام الفنية التي يتم التخطيط لها وتنظيمها والتحكم فيها بهدف الحفاظ على أصول المشروع في حالة تسمح لهم بأداء وظائفهم وفقًا لقدراتهم المحدودة بتكلفة اقتصادية.
وفقًا لمصطلحات اليوم وكما تم التعبير عنها في المعيار الصناعي الألماني DIN 3105O، فإنَّ الهدف هو ضمان صيانة الآلات والمعدات والمصانع من أجل تلبية متطلبات مستوى الإنتاج لقطاع الإنتاج، في النهاية نقترح تعريف الصيانة على أنها مجموعة من العمليات أو العمل المنظم الذي يتم إجراؤه على مكون معين أو مجموعة من المكونات، والغرض منه هو استعادة أو الحفاظ على الأصل الذي تضرر أو سيتضرر إلى حالته الأصلية بعد تقديم خطاب طلب صيانة.
خطاب طلب صيانة للمدرسة
الصيانة عملية مستمرة حتى عندما تتوقف الآلات والمعدات عن العمل، بسبب التآكل أو الصدأ أو عوامل أخرى تؤثر على هذه المرافق والآلات، خلال فترة التشغيل تبرز أهمية خطاب طلب صيانة عندما تتحقق الأهداف المرجوة، وهي:
- للحفاظ بشكل دائم على الحالة الجيدة للآلات والمعدات لضمان الأداء الجيد وبالتالي الجودة وزيادة الإنتاج.
- لإطالة عمر الآلات والحصول على فوائد اقتصادية كبيرة.
- للحد من حدوث الأعطال والخسائر الاقتصادية الناجمة عن الأعطال، بما في ذلك تكلفة إيقاف وإعادة بدء عملية الإنتاج.
- تحقيق ظروف تشغيل مستقرة وتحسين ظروف السلامة المهنية وبيئة موقع العمل.
- تحديد تكاليف الإصلاحات وإدراجها في الموازنة العامة للنظام.
- يتم تحديد العديد من هذه الأهداف أيضًا وفقًا لاحتياجات كل موقع عمل.
لا شك أن الصيانة تحولت من دورها في صيانة المنشآت التي أقيمت بتكلفة ملايين الريالات إلى جزء مهم من حياتنا يجب تقييمه ودراسته جيدًا. وعلى الرغم من اهتمام الدول الصناعية الكبرى بالصيانة واعتباره علمًا يجب دراسته جيدًا والتخطيط له، إلا أن الدول العربية ما زالت تتجاهله.
في الواقع، لا يوجد حتى قسم للصيانة في العديد من المنشآت الصناعية، وما زالت تعتمد على أنظمة قديمة عشوائية مع الاعتراف بالدور المهم للصيانة وتأثيرها على حياة أي منشأة، يمكن حل العديد من المشكلات الموجودة نتيجة إهمال أعمال الصيانة، مثل ضعف شبكات المياه والكهرباء والتلوث البيئي.
على الرغم من أن المعايير الدولية ISO 9001 وISO 9002 تعتبر الصيانة أحد عناصر الجودة وهناك اهتمام دولي متزايد بالصيانة، إلا أننا ما زلنا نعاني من نقص البحوث والدراسات العلمية حول الصيانة، ولذلك يفضل تقديم خطاب طلب صيانة، ويجب أن يكون لدى أي قسم صيانة نظام كامل لتسجيل المعلومات حول جميع أعمال الصيانة على كل جهاز في الموقع حتى يتمكنوا من فحص أي خطاب طلب صيانة والرد عليه بالطريقة المناسبة.
هذه المعلومات المسجلة هي المرجع الأول والأخير في تقارير الصيانة المقدمة إلى الأقسام العليا؛ لأنه من خلال هذه المعلومات يتم تقدير الميزانيات وخطط الصيانة وعمليات شراء قطع الغيار وخطط الإدارة، على سبيل المثال نظام ترتيب العمل هو نظام تسجيل مهم ومفيد.
- تحديد العمل المكتمل.
- تحديد الأعمال التي تم إنجازها.
- رصد العمالة ووقت أداء العمل.
- مراقبة المواد المستخدمة في الأعمال المنجزة.
- تكاليف المراقبة.
يمكن لنموذج أمر العمل أن يأخذ هذه الدورة التنظيمية داخل قسم الصيانة:
- يتم توفير طلبات العمل يدويًّا تلقائيًّا وفقًا للنظام المستخدم في قسم الصيانة وتحتوي على وصف للعمل المراد إنجازه.
- أمر المشرف على فريق الصيانة بإكمال العمل وبعد الانتهاء من العمل المطلوب، يتم إنجاز العمل من قبل مشرف العامل أو من ينوب عنه مع استكمال العمل وقطع الغيار المستخدمة (إن وجدت).
- ثم اسم العامل والوقت المحدد والمكان المحدد له.
- يوقع مشرف العامل صحة هذه المعلومات وإرسالها إلى مشرف الصيانة والذي يقوم بمراجعته وإرساله إلى قسم الصيانة والتسجيل.
نموذج خطاب طلب صيانة
تعد الصيانة الدورية لأدوات ومعدات الشركة أمرًا بالغ الأهمية لضمان استمرارهم في القيام بالعمل الذي يحتاجون إليه دون عطل، ومن ناحية أخرى فإنَّ الشركات التي تهمل الصيانة تفشل دائمًا في العمل؛ لأنَّ التوقف المفاجئ عن العمل يؤثر على أرباح الشركة، والآن اسمحوا لي أن أشرح كيفية كتابة خطاب طلب صيانة. هذه طريقة رسمية كتابية لإرشاد الرئيس التنفيذي للشركة، سواء من موظف أو رئيس قسم أو مدير مشتريات، ونفعل ذلك على النحو التالي:
- اكتب جميع المعدات والأشياء التي تحتاج إلى صيانة في خطاب طلب صيانة، مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأثاث المكاتب ومعدات الاتصالات السلكية واللاسلكية، إلخ.
- اكتب كل فئة وموقعها أو قسمها، والذي سيأخذ شكل جدول في بداية خطاب طلب صيانة حيث يتم كتابتها بالشكل المطلوب والمفصل.
- كتابة اسم المسؤول عن الشركة أو الرئيس ولكن بحجم مناسب وفي منتصف السطر مع التحية الطيبة.
- كتابة موضوع الخطاب مثل خطاب طلب صيانة ومقدمة موجزة تشكر وتوجه الشكر للسلطة التنفيذية.
- يرجى إعطاء التعليمات اللازمة مع إبداء الأسباب وكتابة التفاصيل والمحتوى اللازم حول الناتج.
- أَنْهِ الخطاب بجملة ختامية شهيرة مثل: (هذا والله ولي التوفيق والسداد – أفضل التهاني القلبية – شكرًا لكم).
- اكتب اسمك وتوقيعك في أسفل خطاب طلب صيانة، وهذا يفسر الطريقة الإدارية الرسمية لكتابة طلبات الصيانة.
نموذج طلب صيانة doc
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى مكتب الصيانة والإصلاحات/ ………….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
الموضوع/ معروض طلب صيانة.
تخضع المباني لعوامل التعرية بمرور الوقت وتكون أكثر عرضة للتدهور من غيرها بسبب الاستخدام المستمر، نتيجة لذلك يتم إهمال الصيانة مما يؤدي إلى حدوث مشاكل مختلفة، ومن الأمثلة على ذلك تلف الأدوات والمعدات الكهربائية والسباكة وتآكل الأجزاء المعدنية بسبب الصدأ وتلف الأثاث، ويمكن أن تتلف الأبواب والنوافذ الخشبية بسبب الحشرات؛ ولكن العيب الأكثر خطورة وتعقيدًا هو تأثير المطر على الهيكل العام للمبنى.
ويمكن أن تؤثر العوامل العرضية الأخرى على المبنى من الداخل والخارج، مما يتسبب في تلف المعدات والمبنى وتجهيزاته المختلفة، بالإضافة إلى ذلك فإن الرطوبة يمكن أن تلحق الضرر بالمبنى وتتسبب في أضرار جسيمة، لذلك يجب إجراء الصيانة من خلال خطاب طلب صيانة.
لذلك، نقدم لك خطابًا نطلب فيه إجراء صيانة كاملة وشاملة للمبنى وفحص جميع التركيبات الكهربائية، بما في ذلك مكيفات الهواء، ونطلب صيانة نظام التكييف التالف في هذا الوقت من فصل الصيف والحرارة تزداد سوءًا، نظرًا لأنه لم يتم استخدامه لعدة أشهر، فإن الصيانة مطلوبة ونحن نقدم هذا الطلب ونظرًا لأهمية المبنى والحاجة الماسة إلى صيانة شاملة للأجهزة، أطلب النظر في طلبي.
من أجل صيانة مبنى المدرسة وغيره من الخدمات العامة المستخدمة باستمرار مثل التكييف والمواصلات، لذلك قمت بتقديم نموذج طلب صيانة وإصلاح لطلب إصلاحات عاجلة للمدرسة، فمن خلال نموذج طلب صيانة المدرسة، أود منكم الاطلاع على طلبي حيث إن هذا هو أهم عنصر متعلق بالصيانة، بسبب الأعطال المذكورة سابقًا في هذه الرسالة، أود إجراء صيانة كاملة وشاملة للمدرسة.
تأكد من إصلاح جميع الأعطال التي تحدث وإذا أمكن، تجنب الأعطال التي لا يمكن إصلاحها على الفور، ولأن أعمال الصيانة قد تتطلب المزيد من الوقت والجهد، فإنني أرغب في تعيين فريق صيانة لهذه المدرسة.
هذا يتماشى مع طلبي العاجل في رسالة الإصلاح الخاصة بمدرستي، شكرًا لك.
مقدم الطلب: …………..
رقم الهاتف: ……………
التوقيع: …………….
الرقم الوطني: ……..……
صيغة خطاب طلب
بسم الله الرحمن الرحيم
سيادة المدير/ ……………….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
الموضوع: خطاب طلب صيانة.
نظرًا لمصالح العمل، فإنني أضع بين يديك الأدوات التي تتطلب صيانة عاجلة، وذلك للتأكد من أن إنتاجيتك لا تتوقف عند العمل، فهي مهمة جدًّا؛ لأنها تلعب دورًا مهمًّا وفعالًا في استمرار عملك، بالإضافة إلى أن قلة الصيانة في الوقت الحاضر تعني أن العمل يمكن أن يتوقف في أي وقت، ولا يمكن لأحد أن يختبئ من عواقب ذلك خاصة وأن فقدان العميل يعني خسارة الشركة.
ومع ذلك، احتاجت معدات الاتصالات السلكية واللاسلكية في العام الماضي إلى صيانة، وفي الوقت نفسه توقفت فجأة دون أن يلاحظ أحد، نتيجة لذلك تعطل الإنترنت على كل جهاز وكذلك الحرارة بين الأجهزة الثابتة في المكتب، وكانت تلك اللحظة هي الأسوأ على الإطلاق أكثر من خمس ساعات بعد الانقطاع وفقدان العديد من العملاء.
لقد كلف إصلاح المعدات مبلغًا باهظًا وكانت الشركة تخسر الكثير من الدخل والأرباح وأصبحت الأمور معقدة للغاية، وكان من الصعب جدًّا تجاوز هذه المرحلة، بالإضافة إلى ذلك لا نريد ارتكاب الأخطاء نفسها مرارًا وتكرارًا لأن هذه الأجهزة تتطلب صيانة دورية بشكل منتظم؛ لذلك قمنا بمسح جميع أصول الشركة ومحتوياتها وبدأنا في فرز الأدوات التي تحتاج إلى صيانة شهرية.
ثم قمنا بتجميع قائمة محددة من الأدوات التي تحتاج إلى صيانة سنوية منتظمة تغطي جميع الأقسام، ونود موافقتك الكريمة على تكليف المؤسسة بتكلفة هذه الصيانة وتخصيص جزء من صادراتنا لها.
يعد هذا ضروريًّا لضمان عملية الصيانة الدورية وتشغيلها بدون توقف، خاصة وأن إهمال وظيفة الصيانة يمكن أن يكلف عدة أضعاف؛ لكن في العام الماضي تطلب أحد أقسامنا صيانة مكيفات الهواء المركزية الخاصة بهم، نتيجة لذلك توقفت جميع أجهزة التكييف المركزية عن العمل. أجبرت حرارة الصيف العديد من الموظفين على ترك وظائفهم والعودة إلى منازلهم.
وعندما حاول فريق متخصص إصلاحها، لم يستجيبوا وكان لا بد من استبدالها بالكامل بمكيفات هواء مركزية أخرى، مما شكل عبئًا هائلًا على الشركة، وبسبب رغبتي في عدم تكرار مثل هذا الموقف قررت إجراء هذا التحقيق وفحص جميع محتويات الشركة بدقة.
لذلك أطلب من سعادتكم النظر في هذا الأمر وتكليفنا بالقيام بكل ما هو ضروري.
أشكرك بصدق وأقدر مساعدتك.
مقدم الطلب: ………..
رقم الهاتف: …………
التوقيع: …………
الرقم الوطني: …………
اطلع على: خطاب طلب نقل خدمات موظف حكومي
نختتم مقالنا بهذا النموذج التطبيقي حيث إننا شرحنا في هذ المقال تعريف الصيانة وأهميتها وخطوات الصيانة وقمنا بعرض كيفية كتابة خطاب طلب صيانة مع عرض النماذج المتنوعة وللحصول على خدمات عن خطاب طلب صيانة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: +966537766633.
