يضطر الجميع التغيب عن العمل من وقت لآخر، أحيانًا بسبب المرض أو لأسباب شخصية أخرى. يطلب بعض أصحاب العمل من الموظفين نموذج طلب غياب رسمي يشرح متى ولماذا فاتهم العمل. في بعض الأحيان يريد أصحاب العمل من الموظفين كتابة هذه الخطابات قبل الغياب، وأحيانًا يتم كتابتها بعد الغياب؛ يعتمد الأمر على سياسة الشركة.
سنساعدك في السطور التالية على معرفة كيفية كتابة خطاب عذر رسمي وأهم النصائح والإرشادات لفعل ذلك بطريقة احترافية.
محتوى المقالة
نموذج طلب غياب
سواء كانت شركتك تطلب نموذج طلب غياب أم لا عندما تتغيب عن العمل، فمن الجيد أن تكتب واحدًا، يؤدي توثيق أيام الغياب عن العمل إلى إنشاء سجل لملفاتك وكذلك لسجل الشركة. بهذه الطريقة، إذا كان هناك من يطرح أسئلة حول وقت إجازتك أو عدم وجودك في العمل في وقت محدد، سيُظهر ملفك أن غيابك كان كله مشروعًا.
في بعض الحالات، يمكنك الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني سريع يفيد بأنك ستتغيب عن العمل. ولكن في حالات أخرى، ستحتاج إلى إعداد نموذج طلب غياب رسمي بدرجة أكبر. لذلك عليك الرجوع إلى سياسة الشركة لمعرفة القوانين المحددة الخاصة بالغياب.
خطاب طلب الغياب هو خطاب رسمي أو بريد إلكتروني يرسله الموظفون لإخطار رؤسائهم بتغيبهم عن العمل. كما أنه يشير إلى حالات استثنائية مثل حالات الطوارئ أو المسائل العائلية أو المرض أو الأمور الشخصية المهمة التي لا يمكن تأجيلها. في معظم الحالات، يتغيب الموظفون عن العمل فقط لفترة وجيزة أو يوم أو جزء من اليوم.
يجب على الموظفين إرسال نموذج طلب غياب في أسرع وقت ممكن، ويفضل أن يكون ذلك قبل التغيب عن العمل؛ وذلك حتى يتمكنوا من طلب الإذن. مع ذلك، غالبًا ما لا يتمكن الموظفون من حضور العمل لأسباب عاجلة، ويقومون بإرسال الخطاب فقط بعد التغيب. لذلك فإن لكل شركة لوائحها الداخلية المتعلقة بسياسة الإجازات. يقدم العديد منهم إرشادات للموظفين بشأن ما يجب القيام به في حالة التغيب عن العمل.
طلب غياب
ما الذي يجب تضمينه في خطاب التغيب عن العمل؟
يجب أن يتضمن أي نموذج طلب غياب معلومات واضحة، مثل تاريخ أو وقت الغياب وأسباب التغيب عن العمل. كما يجب أن تحدد أيضًا ما إذا كان الموظف يطلب الإذن لأخذ إجازة شخصية. مع ذلك، فهو خطاب عذر رسمي؛ بالتالي يجب أن يكون له نبرة مهذبة ولمسة شخصية. تأكد من أن نموذج طلب الغياب الذي تكتبه يتضمن ما يلي:
- مقدمة مهذبة ومهنية تتضمن لقب واسم المشرف أو المدير في نموذج طلب غياب الذي تكتبه.
- بيان يوضح ما إذا كان الخطاب عذرًا عن التغيب عن العمل، أو خطاب إذن لتغيب عن العمل في المستقبل.
- سبب كتابة الخطاب.
- التفاصيل والمستندات الداعمة التي تطلبها الشركة حسب السياسة واللوائح.
- تاريخ أو وقت الغياب.
- بيان يوضح ما إذا كان الموظف قد أتم مهامه كما هو مخطط لها.
- خاتمة مهذبة تتضمن شكرًا وتقدير.
نموذج طلب عذر غياب
عند مخاطبة مشرفك، يجب أن يكون نموذج طلب الغياب الذي تكتبه دقيقًا وواضحًا. يجب أن يكون المحتوى قصيرًا، وأن يخبر مديرك عن سبب تغيبك عن العمل، فيما يلي أهم النصائح التي عليك اتباعها عند كتابة نموذج طلب غياب لمديرك.
- تأكد من أن سبب الغياب شرعي
هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى التغيب عن العمل بشكل غير متوقع، وأسباب أخرى قد لا يشعر مديرك أنها صحيحة. تشمل الأسباب المشروعة الشائعة للغياب ما يلي:
- المرض.
- حالة طوارئ عائلية.
- وفاة عائلية.
- حالة طوارئ منزلية.
- حاجة طفلك إلى الرعاية.
- وجود موعد طارئ مع الطبيب.
- ارجع إلى لوائح الشركة الخاصة بعملك
كل شركة لديها عمليات وأسباب واضحة لحالات التغيب عن العمل. لذلك يجب عليك تأكيد الإجراءات من لوائح الشركة قبل صياغة نموذج طلب غياب خاص بك. سوف ترشدك هذه اللوائح على معرفة وقت حاجة الشركة إلى هذا الخطاب، وما الذي يجب أن يحتويه ومن يجب أن يستلمه.
- أبلغ فريقك
استشر زملاءك في الفريق قبل كتابة الخطاب للتأكد من تغطية مهامك أثناء غيابك. هذا يضمن أن عملك لن يتوقف ويظهر أنك موظف مسؤول. من المستحسن أيضًا أن تخطط لمن سيتولى عبء العمل عنك وكيف؛ لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وعدم انقطاع سير العمل، ويتم تضمين ذلك في أي نموذج طلب غياب تكتبه.
- كن محترفًا
عليك الامتناع عن مشاركة كل تفاصيل ما ستفعله أثناء تغيبك عن العمل. حافظ على التفاصيل موجزة؛ لأن مثل هذا الخطاب يعمل كأساس للرجوع إليه في المستقبل. قم بتضمين النقاط الحيوية فقط ذات الصلة دون أن تفقد نزاهتك.
- طلب العمل عن بعد
إذا لم تتمكن من الحضور فعليًّا إلى العمل، فيمكنك التفكير في طلب العمل من المنزل بدلًا من أخذ إجازة في نموذج طلب غياب الذي تكتبه. إن القيام بذلك قد يسمح لك بتوفير الوقت المخصص لك في إجازتك. كما سيقدر مشرفك وزملاؤك في الفريق مرونتك واستعدادك للمساعدة بأي طريقة ممكنة.
- أظهر تعاونك
ابذل قصارى جهدك لتكون متاحًا إذا كان لدى فريقك أو مديرك أسئلة أثناء غيابك عن العمل. يمكن أن يساعدك توفير عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وساعات العمل العامة للرد على الاتصالات والتعامل مع المهام العاجلة وتعزيز سير العمل دون انقاطع.
- كن صادقًا
تحلى بالصدق دائمًا عند كتابة نموذج طلب غياب وإعطاء أعذار للتغيب عن العمل. تحدث إلى مديرك إذا كنت بحاجة إلى إجازة أو يوم شخصي، ولكن لا تلجأ إلى اختلاق الأعذار الوهمية.
نموذج طلب رخصة غياب
من خلال تقديم نموذج طلب غياب في أسرع وقت ممكن، فإنك تمنح الشركة الوقت لإعادة تنظيم الجدول وإجراء التعديلات اللازمة أثناء وبعد غيابك لتضمن التدفق السلس للعمل دون تدخلك المباشر. لذلك عليك الإبلاغ بغيابك في أسرع وقت ممكن كلما أمكن ذلك. ولا تنسَ أن بعض الشركات تحدد حد أقصى لعدد حالات الغياب المسموح بها لكل موظف.
يمكنك إرسال نموذج طلب غياب ورقيًّا إلى الموارد البشرية أو عبر البريد الإلكتروني. إذا أرسلت الخطاب ورقيًّا، فأنت بحاجة إلى كتابة التاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بك وبمشرفك أو مدير الموارد البشرية في البداية. كما عليك مراعاة أن يكون معروض نموذج طلب غياب الذي تكتبه قصيرًا قدر الإمكان. تحقق من أن كل ما كتبته ذا صلة ولكن لا تجع قارئ الخطاب يضيع الكثير من الوقت في القراءة. اتبع الخطوات التالية لكتابة الخطاب بشكل صحيح.
- ابدأ خطابك دائمًا بشكل رسمي، مثل “إلى السيد المحترم/ ……….”.
- يجب أن يكون نص الخطاب موجزًا ومحددًا، مع ذكر سبب غيابك، والتاريخ، والمدة، وما إذا كنت تقوم بتضمين أي وثائق توضيحية مثل مستندات الطبيب أو أوراق الطوارئ وما إلى ذلك.
- استخدم خاتمة مهذبة ومهنية، مثل “مع خالص التقدير” أو “تحياتي”.
صيغة طلب غياب
- النموذج الأول
إلى السيد/ ……….، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته:
أقوم بصياغة هذا الخطاب لإعلامك بتغيبي عن العمل اعتبارًا من يوم/ ………. الموافق/ ………. كما ناقشنا سابقًا، ستخضع ابنتي لعملية جراحية بسيطة في يوم/ ………. بتاريخ/ ……….. مرفق بمذكرة الطبيب لتقوم بمراجعتها. إنني أتوقع أن أغيب عن العمل من تاريخ/ ………. وحتى تاريخ/ ………. الموافق/ ………..
بعد التشاور مع فريقي، وافق السيد/ ………. على تغطية التقرير الأسبوعي الذي يعد جزءًا من واجباتي. كما سيطلعني السيد/ ………. على أي عمل يحتاج إلى ردي.
يرجى إعلامي إذا كانت هناك أي مشكلة معلقة تتطلب اهتمامي أثناء تغيبي عن العمل، شكرًا لتفهمك.
الاسم/ ……….
المنصب/ ……….
رقم الهاتف/ ……….
البريد الإلكتروني/ ……….
التوقيع/ ……….
- النموذج الثاني
عزيزي السيد/ ……….
يرجى قبول هذا الخطاب كإخطار رسمي بأنني لن أتمكن من حضور العمل من تاريخ/ ………. وحتى تاريخ/ ……….. سأحضر مؤتمر التطوير المهني الذي تحدثت معك عنه في وقت سابق من هذا الأسبوع.
لقد رتبت على أن يكون البريد الإلكتروني متاحًا خلال ساعات العمل، وسوف أتصل بالمكتب يوميًّا لمعرفة ما فاتني.
يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية، أو إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر مني لجعل غيابي يمر بسلاسة. كما أشكركم على السماح لي باغتنام هذه الفرصة الرائعة.
الاسم/ ……….
المنصب/ ……….
رقم الهاتف/ ……….
البريد الإلكتروني/ ……….
التوقيع/ ……….
نموذج طلب إفادة غياب عن العمل
- النموذج الأول
عزيزي السيد/ ………. مدير قسم/ ……….
أكتب نموذج طلب غياب لأنني لم أتمكن من حضور العمل في تاريخ/ ………. بسبب أمور عائلية عاجلة. لقد كانت ابنتي البالغة من العمر عامين تعاني من ارتفاع في درجة الحرارة وتحتاج إلى رعاية طبية فورية. يرجى قبول هذا الإخطار الرسمي وتأكيداتي بأنني سأكمل مهامي بالكامل بحلول تاريخ/ ………. هما هو مخطط له.
الاسم/ ……….
المنصب/ ……….
رقم الهاتف/ ……….
البريد الإلكتروني/ ……….
التوقيع/ ……….
- النموذج الثاني
إلى السيد/ ………. مدير الموارد البشرية
نظرًا لمسألة مهمة وطارئة، لن أتمكن من حضور العمل اليوم في تاريخ/ ……….، وأود الحصول على يوم عطلة شخصي. لذلك هل تسمح من فضلك بإخباري إذا كان ذلك مناسبًا وإذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.
شكرًا جزيًلا لتفهمك
مع أطيب التحيات
- النموذج الثالث
عزيزي السيد/ ………. تحية طيبة وبعد:
أكتب هذا الخطاب لأطلب إجازة من تاريخ/ ………. وحتى تاريخ/ ………. سيخضع ابنها لعملية جراحية بسبب إصابة رياضية، وسيحتاج إلى مساعدة ورعاية إضافية خلال تلك الفترة. لقد أرفقت إشعارًا بمستندات الطبيب، ويسعدني تقديم أي مستندات إضافية عن الجراحة إذا لزم الأمر.
أخطط للعودة إلى العمل في تاريخ/ ………. لقد ناقشت إجازة غيابي مع فريقي، وقمنا بوضع خطة عامة لاستكمال المشروع أثناء غيابي. لقد أوشك مشروع التسويق الحالي الخاص بي على الاكتمال، وسيتولى السيد/ ………. المهام النهائية لتسليم العميل في يوم/ ………. كما أنني سأكون متاحًا عبر الهاتف والبريد الإلكتروني للإجابة على أي أسئلة والمساعدة في مهام المشروع الإضافية.
يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الوثائق أو إلى أي مهام تنظيم دعم إضافية لغيابي. شكرًا لتفهمك.
مقالات ذات صلة:
في النهاية، تنعكس أخطاء الإهمال سلبًا على سمعتك المهنية. لذلك أنت لا تريد نموذج طلب غياب مكتوب بشكل سيئ ليصبح جزءًا من ملف التوظيف الخاص بك. ولكن باتباع جميع الإرشادات المذكورة أعلاه، ستتمكن من كتابة خطاب احترافي خالٍ من الأخطاء.
للحصول على خدمات كتابة نماذج الخطابات والطلبات، أطلب الخدمة مباشرة من موقع كتابة دوت كوم
